Jaarrekeningen maken, adviseren, salarisadministratie, aangiftes en sparren over financiën, zomaar wat werkzaamheden waar de accountant zich mee bezig kan houden. Deze werkzaamheden zijn stuk voor stuk specialisten werk en vereisen menselijke aandacht en expertise. Maar zoals ze nu soms verlopen......het kan echt eenvoudiger! 

De stand van zakken anno 2023

2023 inderdaad... Onze collega's Renee Bonestroo en Stefan van der Pijl hebben vorige jaar met verschillende kantoren gesproken en processen geanalyseerd. Tijdens de verschillende onderzoeken die zij deden zijn een aantal zaken opgevallen. Daar schrijven we over in dit blog.

Veel van deze diensten hebben vaak omvangrijke interne bedrijfsprocessen met veel betrokken actoren, stappen die uitgevoerd moeten worden, en informatie die gedeeld moet worden. De complexiteit van deze diensten wordt mede veroorzaakt door de vele betrokken informatiebronnen en hun onderlinge afhankelijkheden. Hierdoor kan de accountant zichzelf verliezen in administratieve en proces-technische taken die niet de primaire bezigheid van een accountant zouden moeten zijn.

Op de goede weg

Wij zien dat veel accountancy/ administratie kantoren actief stappen nemen om deze processen te digitaliseren. Zo worden proces statussen bijgehouden in Excel bestanden of domein specifieke tools zoals Nmbrs, Nextens, en Afas bijvoorbeeld. Deze systemen bevatten vaak maar een deel van een werkproces waardoor er vaak meerdere applicaties betrokken zijn bij het afhandelen van een proces. Deze systemen communiceren echter niet altijd onderling en hierdoor kan het algehele overzicht van een proces lastig te verkrijgen zijn.

Een andere uitdaging die we bij veel accountancy/ administratie kantoren terugzien is dat de gedigitaliseerde processen zelden geoptimaliseerd zijn. Een voorbeeld hiervan is dat er statussen van een proces worden bijgehouden door een systeem maar dat betrokken partijen geen meldingen krijgen van (veranderingen van) de statussen. Zodoende weten betrokken personen vaak niet dat actie van hun gevraagd is totdat ze zelf in de betrokken systemen gaan kijken. Dit kan ertoe leiden dat bepaalde gevallen over het hoofd gezien worden en lang blijven liggen.

Verder zien we ook dat veel informatie van processen in meerdere systemen geplaatst wordt. Op die manier staat dezelfde informatie in meerdere systemen wat problemen kan opleveren als in één van de systemen iets anders van een bepaalde klant staat dan voor diezelfde klant in een ander systeem. Daarnaast is het ook veel werk om dezelfde velden meerdere keren in te moeten vullen.

Tenslotte zien we bij veel accountancy kantoren dat de werkprocessen vaak wel gestructureerd zijn maar dat die structuur niet altijd even goed nageleefd wordt. Zo kan het zijn dat bepaalde documenten op een bepaalde manier aangeleverd moeten worden maar dat betrokkenen de documenten via andere kanalen opsturen. Verder kan de volgorde van de afhandeling van activiteiten afwijken van de afgesproken volgorde. Ook dit kan problemen opleveren. Zodoende is de branche wel gebaat bij een techniek die de vastgestelde structuur kan handhaven.

Kunnen we hier in 2024 geen verandering in aanbrengen?

Bij yellow arrow geloven wij erin dat er bij accountancy/ administratie kantoren optimaal gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheden en kracht van data en het Power Platform. Hiermee kunnen wij de processen van de accountant analyseren en automatiseren. Dit betekent dat bepaalde activiteiten kunnen komen te vervallen en door het systeem worden uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn naar de klant mailen voor een bepaald document, collega’s op de hoogste stellen van een statusverandering en het delen van bepaalde documenten, maar denk ook aan het maken van analyses van jaarrekeningen en o.b.v. deze data voorspellingen kunnen doen voor de toekomst. 

Mogelijkheden van het Power Platform

Met het Power Platform kunnen wij applicaties bouwen die de structuur van het proces waarborgen. Zodoende wordt een bepaalde volgorde van afhandeling van activiteiten voorgeschreven en afgedwongen. Zo kunnen opvolgende betrokkenen automatisch op de hoogte gesteld worden dat hun input gevraagd wordt. Op die manier verdwijnt ook de multimodale communicatie waarbij losse berichten verloren raken in een mail of chatbox. Daarnaast is het dan niet meer mogelijk af te wijken van de afgesproken structuur van een bedrijfsproces.

Daarnaast kunnen betrokken documenten en informatiestromen door een PowerApp bijgehouden worden, zodat de betrokkenen direct de relevante informatie ter beschikking hebben. Op die manier hoeft ook niet meer in verschillende systemen gekeken te worden voor informatie en ontstaat er 1 integraal overzicht van de voortgang van het proces.

Verder biedt het Power Platform de mogelijkheid om de status van de processen mooi inzichtelijk weer te geven. Zo kunnen Key Performance Indicators (KPIs) van de processen automatisch weergegeven worden en kan van individuele gevallen bepaald worden in welke fase ze zich bevinden. Dit geeft nuttige en overzichtelijke stuurinformatie aan de bestuurders of managementlagen van de organisatie.

Samen krachtiger

Tenslotte kunnen de applicaties van het Power Platform aan verschillende bestaande systemen gekoppeld worden. Zo kunnen acties waarbij informatie in meerdere systemen gezet moeten worden in één keer uitgevoerd worden en stuurt de PowerApp de informatie in een keer naar alle systemen.

Al met al biedt de techniek dus voldoende mogelijkheden voor het standaardiseren, digitaliseren, en automatiseren van (delen) van de bedrijfsprocessen van de accountant of de administrateur. Dit bespaart tijd, energie en een dosis frustratie van repetitief werk. Door dit te doen hoeft de accountant minder moeite te steken in randzaken en kan hij zich volledig toeleggen op hetgeen waar hij goed in is. 2024 is een mooi jaar om dit eens te gaan doen ;-)

Wij hebben al verschillende mooie en effectieve voorbeelden op de plank liggen. Deze laten we graag eens zien. Geïnteresseerd naar de mogelijkheden? Informeer dan eens naar ons (h)App klaar concept! In 5 dagen een Power App waar je echt blij van gaat worden.