Slimmer werken Microsoft Power Platform
19 maart 2021, laatste update 2 april 2021

Informatie ophalen? Gebruik een Microsoft Power App!

Microsoft Power Apps

Chris is onze Microsoft Power Platform held… Leg aan Chris een (werk)proces uit en stel hem vervolgens de vraag: kan dat niet makkelijker? Leun vervolgens achterover en aanschouw de twinkeling in de ogen van Chris. Vervolgens moet je scherp zijn want Chris gaat nu gas geven… een paar schetsen op zijn scherm, een flowchart in Visio wat tekst en Chris heeft in een paar minuten duidelijk gemaakt hoe hij met behulp van een Microsoft Power Apps, Power Automate dit voor je gaat regelen… behapbaar, praktisch en controleerbaar! Gaaf toch?

Zo kwam er ook een leuk verzoek van een klant bij Chris binnen:

“Om studenten zelf hun wachtwoord te laten resetten hebben wij hun privé mail nodig. Wij hebben een veilige en efficiënte manier nodig waarin wij éénmalig deze gegevens verzamelen en kunnen verwerken in de benodigde pakketten.” Wij willen dit bij voorkeur via Workspace verkrijgen.

Daarop moest ik even nadenken. Een formulier in Workspace 365 maken is niet heel spannend, maar deze onzichtbaar maken nadat deze is ingevuld… Hoe gaan we dat nou weer voor elkaar krijgen? Met het Microsoft Power Platform natuurlijk. Even denken hoor, wat hebben wij daar dan allemaal voor nodig….?

 

Microsoft Power Apps

PowerApps leent zich hier perfect voor! In PowerApps kunnen wij een mooi formulier maken waarin maximale informatie wordt verzameld en de student minimaal hoeft in te voeren. Want.. in PowerApps kunnen wij velden automatisch vullen met informatie over de huidige ingelogde gebruiker (de student in dit geval).

In het formulier zetten we 3 onzichtbare velden. Deze 3 onzichtbare velden worden automatisch gevuld met de volgende gegevens:

  • Het Microsoft 365 e-mail adres
  • De leerling naam
  • Leerling profielkaart

Het enige veld wat de student nog moet invullen is het privé mail adres. Tja denkt de student… “die geef ik mooi niet op, ik voer een willekeurige reeks karakters in”, dat is waarschijnlijk wat ik gedacht zou hebben als student zijnde.

Een basis e-mail validatie is toegevoegd om dit te voorkomen. Deze controleert of wat is ingevuld ook daadwerkelijk wel een e-mail adres is. Deze moet dus een @ en een domeinnaam bevatten. Zo niet? Dan krijgt de gebruiker een melding.

Deze is absoluut niet perfect, iemand kan natuurlijk altijd 123@123.nl invullen. Maar dan hebben wij alsnog alle benodigde informatie over de leerling om hem of haar hier op aan te spreken.

Als de ingevulde waarde gevalideerd is worden de benodigde variabelen op de achtergrond op WAAR gezet waarna de student een bevestigingsveld te zien krijgt. Toch altijd handig want je kunt altijd misklikken.

Ook hierin zit weer een extra validatie, de leerling kan tenslotte alsnog het veld snel aanpassen naar wat onzinnigs en op bevestigen drukken. Simpelweg het veld dichtzetten vond ik geen optie, het veld moest bewerkbaar blijven om eventueel fouten aan te passen.

Zodra de leerling de ingevoerde waarde bevestigd, worden de waardes weggeschreven. Zo nou, die is ingevuld… hoe voorkomen wij dat de leerling hem nog een keer invult? Nou aan de start van de applicatie hebben wij een LookUp toegevoegd, deze kijkt of de leerling het al een keer heeft ingevuld, zo ja? Word die direct doorgezet naar het eindscherm.

Nu alleen nog het formulier weghalen voor de leerling in Workspace 365. Nou daar gebruiken wij natuurlijk Microsoft Flow voor.


Hierin moet je wel gebruik maken van twee beveiligingsgroepen, één voor Workspace en één voor de Power App. Als je hier 1 groep voor beiden gebruikt… tja dan kijkt de student tegen een mooie foutmelding aan tot de Power App wordt weg gesynchroniseerd.

Conclusie

Een heel praktisch voorbeeld van het automatiseren van een proces 😊 en vervolgens het proces in een formulier gieten en publiceren in Workspace 365. En dat alles heeft mij slechts 1 dag gekost. Dat is het coole aan het Microsoft Power Platform. Daar komt bij dat ik ditgene nu voor tal van scenario’s in kan zetten. Ieder proces waarbij eenmalig (verplicht) informatie van gebruikers nodig is kan via deze manier uitgevoerd worden. Wie geeft mij de volgende uitdaging?

Chris Veneboer,
Jouw persoonlijke Power AutoMate ;-). SharePoint, Teams en Power Platform guru.

Ook interessant voor jou