Slimmer werken Microsoft 365 Productiviteit
13 september 2021, laatste update 13 september 2021

Haal jij alles uit Microsoft 365?

iemand die wijst naar het scherm van een laptop met microsoft 365 erop getoond

Met Microsoft 365 heb je allerlei tools in handen die je kunnen helpen om productiever te zijn. Zo stel je de organisatie in staat om met een toepassing een andere manier van werken aan te leren die productiever en efficiënter is dan hetgeen we al kenden. Denk bijvoorbeeld aan het samenwerken in een document of het delen van een document via een SharePoint link. Hierdoor heb je minder kopieën van hetzelfde document en bespaar je tijd omdat je geen documenten meer hoeft samen te voegen tot 1 document.

SharePoint, we kennen het, we weten welke voordelen het brengt en we gebruiken het. Toch? Daar ligt een pijnpunt voor veel van onze klanten en wellicht ook voor jullie. Want worden de toepassingen wel daadwerkelijk gebruikt op de manier zoals we graag zouden zien? Delen we documenten door middel van koppelingen? Of worden er toch nog veel bijlagen over en weer gestuurd?

Dit en nog veel meer kunnen we in kaart brengen middels de Microsoft Productivity Score. Met deze Microsoft Productivity Score kunnen we meten of je het maximale haalt uit je investering in Microsoft 365. Meer weten? Lees dan snel verder!

 

Meten

De Productivity Score kijkt naar een aantal onderdelen die je kunt verdelen in een gebruikersanalyse en een hardware analyse.

Onder de gebruikersanalyse valt dan:

  • Communicatie: Hoe communiceren gebruikers met elkaar?
  • Vergaderingen: Hoeveel tijd is men kwijt aan vergaderen en hoe voeren zij vergaderingen?
  • Samenwerking aan content: Hoe en hoe vaak wordt er samengewerkt in een document?
  • Teamwerk: Hoe wordt er onderling samengewerkt in de breedste zin van het woord?
  • Mobiliteit: Hoeveel wordt er op mobiele apparaten gewerkt en wat doet men daarop?

Onder de hardware analyse valt:

  • Device-analyse: Presteert een laptop of telefoon wel optimaal, is de configuratie optimaal?
  • Netwerkverbinding: Zijn er connectiviteitsproblemen die de productiviteit in de weg zitten?
  • Gezondheid van Microsoft 365-apps: Functioneren de apps technisch zoals ze moeten doen?

Zoals je ziet wordt er niet enkel gekeken naar het samenwerken aan documenten en de mate waarin dat wordt gedaan, maar we kijken ook naar de gezondheid van Microsoft 365-apps, je devices en de netwerkverbindingen. Allemaal onderdelen waarop je gebruikers geen invloed hebben maar de organisatie wel. Willen we maximaal profiteren van het werken in de cloud dan zullen al deze onderdelen goed op orde moeten zijn.

 

Voorbeeld van whitepaper Meer doen in minder tijd met het Microsoft Power Platform

 

Analyseren

Als de cijfers van de Microsoft Productivity Score binnen zijn kunnen we ze gaan analyseren. Dat betekent niet alleen dat we kijken naar de score om vervolgens te vinden dat we de laagste scores omhoog moeten trekken. Maar het betekent ook dat we onze scores gaan vergelijken met de scores van andere vergelijkbare organisaties. Deze zogenaamde insights waarmee je de scores dus vergelijkt met een (uiteraard anonieme) organisatie die in dezelfde sector zit, zijn de echte meerwaarde van je scan. De organisaties waarmee je je score kunt vergelijken hebben nagenoeg dezelfde aantallen licenties en dezelfde type licenties. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de “cloudleeftijd”.

Ofwel, hoe lang werken zij al met Microsoft 365. Je kunt een organisatie die net begint met Microsoft 365 natuurlijk niet vergelijken met een organisatie die al jaren met Microsoft 365 bezig is.

Door deze score meermaals te bekijken kun je zien wat bijvoorbeeld thuiswerken met de productiviteit doet. Of wat dacht je van de verschillen tussen MacOS en Windows apparaten? Heel interessant om het verschil in productiviteit te kunnen zien natuurlijk.

 

Handelen

Naast deze mooie analyse komen er ook gelijk een aantal actiepunten naar voren. Op basis van kosten en impact worden er een aantal verbeteringen aangeboden. Verbeteringen zonder impact en lage kosten kun je makkelijk direct uitvoeren. Sommige verbeterpunten vragen wat meer begeleiding.

Door een plan op te stellen voor het uitvoeren van deze verbeteringen kun je ze netjes en beheerst uitvoeren. Uiteraard kun je daarna gelijk zien welke invloed deze verbeteringen hebben op de Productivity score. Nog mooier is om dit kracht bij te zetten door een medewerkers tevredenheidsonderzoek vooraf en achteraf uit te voeren.

 

Haal het maximale uit je investering

Wil je inzicht krijgen in de productiviteit van je organisatie op het gebied van Microsoft 365? Wil je weten of je IT-omgeving optimaal is ingericht en de gebruikers het maximale uit je investering halen? Neem dan contact met ons op. We voeren een scan voor je uit en je ontvangt van ons een uitgebreid rapport met verbeterpunten. Daarnaast kun je de expertise van yellow arrow gebruiken om een uitgebreid plan van aanpak te maken om deze aanpassingen in je omgeving en bij de gebruikers, goed te begeleiden.

 

Jeroen Tuin,
Wegwijzer bij yellow arrow. Vooral bezig met het digitaal vaardiger maken van organisaties en mensen in een organisatie. Oh en ik "trek" projecten. Grondig en met een persoonlijke inbreng.

Ook interessant voor jou