Werk slimmer, niet harder… dat hoor je ons nogal eens zeggen. Nu laten we jullie echter een concrete toepassing zien waarmee we duidelijk maken wat we bedoelen met deze uitspraak. Bij veel organisaties worden declaraties via een Excel, Word of Acrobat formulier ingediend en vervolgens handmatig verwerkt. Zowel voor de indiener als de verwerker een aantal handelingen die keer op keer uitgevoerd moeten worden. Dat kan slimmer. Onze collega Jesse Lesnussa heeft met de oplossing uit het Microsoft Power Platform dit hele proces geautomatiseerd. Lees snel verder hoe Microsoft Power Automate, Microsoft Power Apps en SharePoint online zorgen voor een eenvoudig declaratieproces.

Declaraties verwerken, iedere organisatie heeft hier wel mee te maken. In veel gevallen wordt er door de indiener een Excel, Word of Acrobat formulier ingevuld en wordt dit formulier inclusief een kopie van een factuur of bonnetje naar de administratie verstuurd. Bij de administratie wordt de declaratie beoordeeld (het formulier en de bijlage worden ergens opgeslagen) en verwerkt. Bij iedere nieuwe declaratie wordt er weer opnieuw een formulier ingevuld, een bijlage bijgevoegd, via e-mail verstuurd en vervolgens verwerkt. Dit kan makkelijker en sneller. Door toepassing van Microsoft PowerApps, Microsoft Flow en SharePoint online wordt het voor de indiener en de verwerker een stuk eenvoudiger.

De declaratie app

Met een aantal standaard oplossingen die onderdeel uitmaken van het Microsoft Power Platform heeft yellow arrow een app gemaakt waarmee een medewerker een declaratie in kan dienen en deze declaratie door middel van Microsoft Power Automate voor een groot gedeelte automatisch verwerkt wordt. De informatie die van belang is voor de administratie wordt netjes opgeslagen in SharePoint Online.

Om te beginnen start de gebruiker de declaratie app op:

Het invullen van het IBAN-nummer is verplicht, dit nummer gebruikt de administratie namelijk om de betaling naar het juiste rekeningnummer uit te kunnen voeren. De volgende stap is het invoeren van de gegevens m.b.t. de declaratie:

Het mooie van deze app is dat je gelijk het factuur bestand kunt bijvoegen aan de declaratie op een van de volgende manieren:

Na het toevoegen van de factuur of het bonnetje kun je alle informatie van de declaratie nog even nalezen (in dit voorbeeld is geen informatie geplaatst):

Klopt iets niet? Dan kan het formulier eenvoudig aangepast worden. Klopt de informatie wel dan kan de indiener op ‘Verstuur declaratie’ klikken. Zodra hier op geklikt wordt komt Microsoft Flow in werking. Microsoft Flow pakt de ingevoerde informatie op, plaatst dit in een e-mail bericht en verstuurd een goedkeuringsbericht naar de persoon die de declaratie kan/ mag goedkeuren. De indiener ontvangt ook een e-mail bericht:

De persoon die de declaratie moet goedkeuren ontvangt het volgende bericht:

Daarnaast plaatst Microsoft Power Automate deze informatie netjes in een SharePoint lijst zodat de informatie ook gelijk opgeslagen wordt t.b.v. de administratieplicht. De verwerker kan, bij akkoord, vervolgens op ‘Approve’ klikken en daarmee wordt de declaratie inclusief de bijlage (in ons geval) direct in de digitale postbus van Exact Online geplaatst.

Op deze manier kan er eenvoudig via een app gedeclareerd worden en daarmee worden een groot aantal handmatige verwerkingen overbodig.

Legio toepassingen

Dit is slechts een voorbeeld van een proces dat met behulp van het Microsoft Power Platform geautomatiseerd kan worden. Ieder proces waarbij formulieren komen kijken kunnen op een zelfde manier aangepakt worden. Wij hopen dat jullie door dit blog aan het denken gezet worden: Welke processen kun je binnen jouw organisatie aanpakken op deze manier? Zo geef je echt invulling aan: Werk slimmer, niet harder!