Na maanden zwoegen, testen en bijstellen aan onze nieuwe digitale werkplek is het moment eindelijk daar. We zijn live! De vlag mag uit, de slingers mogen aan de wand en het confettikanon kan van stal gehaald worden. Wellicht is dat ietwat veel van het goede maar een grote verandering mag je gerust groots vieren. De kurk mag dus van de fles maar schenk jezelf nog niet teveel in want we moeten nog aan de bak. Het adoptieproces stopt niet na de livegang. Integendeel er moet nog een boel gebeuren. De boodschap is: Blijf betrokken!Vandaag het laatste deel, deel 6, van onze serie blogartikelen over een succesvolle adoptie aanpak. Dat adoptie van groot belang is zal geen verrassing meer mogen zijn na het lezen van deze blogserie. Het succes van een nieuw werkplekproject wordt namelijk voor slechts 20% bepaald door de techniek en voor 80% door de menselijke factoren! In dit laatste blog gaat het over de betrokkenheid na live-gang van het project. We trapten deze serie af met het artikel ‘We gaan naar de cloud! Wie gaat er mee?‘ daarna heeft Jeroen Tuin beschreven hoe belangrijk het is om iedereen in je organisatie mee te krijgen in deel 2 van deze serie. In deel 3 ging het over het belang van communiceren. Deel 4 beschreef de kracht van ambassadeurs en nu gaan we het over het digitaal vaardiger maken van medewerkers hebben en in Deel 5 ging het over het belang van trainen.

Blijf zichtbaar en blijf sturen

Al heb we nog zo ons best gedaan, we mogen niet van alle eindgebruikers verwachten dat ze nu zonder enige hulp weer aan de slag kunnen. Het blijft voor een gebruiker van een nieuwe digitale werkplek lastig om van te voren te bedenken waar ze wellicht tegenaan gaan lopen. Veel vragen komen dan ook na de livegang. Nu moet er ineens mee gewerkt worden en hoe ging het ook al weer? Dat is begrijpelijk, een ingrijpende verandering van de werkomgeving gaat niet over één nacht ijs. Een van de redenen om zichtbaar te blijven op de werkvloer is het kunnen beantwoorden van gebruikersvragen.

We beginnen ook direct met het sturen op de werkafspraken die zijn gemaakt. Een werkafspraak zou kunnen zijn: In de nieuwe online werkplek sturen we intern geen bijlagen meer, maar werken we met Microsoft 365 koppelingen.

Dit kun je eenvoudig controleren en er op aansturen. Uiteraard ligt hier ook een verantwoordelijkheid bij de gebruikers zelf. Zij kunnen elkaar helpen bij het nakomen van de nieuwe werkafspraken door elkaar erop te attenderen. Dat stimuleren we graag op een ongedwongen manier.

Feedback verzamelen

De ambassadeurs, waarover we schreven in deel 4, zullen de nodige vragen krijgen, zij staan immers op dezelfde vloer als de gebruiker. Dat is een mooi kanaal voor het verzamelen van feedback. We zorgen er dan ook voor dat de ambassadeurs die de feedback krijgen ook weten wat ze ermee moeten doen. Daarnaast moet je zelf proactief feedback gaan verzamelen. Dit geeft een goed inzicht in de gebruikerservaring. Zo kunnen we aan de hand van onze verzamelde feedback handleidingen aanpassen, handleidingen toevoegen of nieuwe inloopsessies organiseren.

Met een korte enquête peilen we enkele weken na de livegang de stemming onder de gebruikers. Een mooi formulier gemaakt met Microsoft Forms volstaat om te achterhalen wat de gebruikers vinden van de nieuwe digitale werkplek.

Het verzamelen van feedback is goed, er iets mee doen is belangrijk en delen wat je ermee hebt gedaan is essentieel. Als de organisatie niet ziet dat er wat met de feedback wordt gedaan, zullen zij de feedback niet blijven teruggeven. Dat is een gemiste kans!

Ben je nieuwsgierig naar ons adoptieverhaal of zoek je hulp bij een adoptietraject? Stuur dan gerust eens een e-mail naar jeroen.tuin@yellowarrow.nl of lees hoe Kattenberg Verhuizingen het heeft ervaren.