Landen, verengingen, stichtingen en goede doelen, allemaal hebben ze ambassadeurs. Dan mogen we in de IT wereld natuurlijk niet achterblijven. Als we kijken naar de rol van ambassadeurs tijdens een IT adoptietraject kun je deze het beste vergelijken met die van de ambassadeur bij een goed doel of een stichting. Jeroen blogt vandaag over de ambassadeur(s) van Stichting Gele Pijl.

Vandaag deel 4 in onze serie blogartikelen over een succesvolle adoptieaanpak. We trapten deze serie af met het artikel ‘We gaan naar de cloud! Wie gaat er mee?‘ daarna heeft Jeroen Tuin beschreven hoe belangrijk het is om iedereen in je organisatie mee te krijgen in deel 2 van deze serie. In deel 3 ging het over het belang van communiceren. Nu dus deel 4: De kracht van ambassadeurs!

Wat doen ambassadeurs?

Als er een technologische verandering aan zit te komen, staat niet iedereen te juichen. Wij hebben natuurlijk alle vertrouwen in de nieuwe digitale werkplek maar hoe bereikt ons enthousiasme nou de gebruikers op de werkvloer? Dit doen we gedeeltelijk via een communicatieplan zoals in mijn vorige blog is beschreven. Een efficiënte doelgerichte manier om de gebruikers te bereiken maar het is natuurlijk eenrichtingsverkeer.

Wij kunnen het mooi vertellen, als er niemand op de vloer is om bezwaren te weerleggen dan ben je niet in staat om ze in de kiem te smoren. Een negatieve boodschap wordt door de mens nu eenmaal sneller gedeelde dan een positieve boodschap. Daar ligt precies de kracht van een ambassadeur. Zij staan op de werkvloer tussen de gebruikers. Voordat men zelf de antwoorden op vragen gaat verzinnen, kan een ambassadeur de twijfel al wegnemen. Dat is een van de taken van een ambassadeur. Maar het is meer dan alleen maar bezwaren en angst wegnemen op de vloer. Het werkt natuurlijk twee kanten op want de ambassadeurs zijn ook de ideale spreekbuis voor de gebruikers naar ons als projectgroep.

Wie worden ambassadeurs?

Als we ambassadeurs aanstellen is het belangrijk dat we rekening houden met spreiding. De hele IT-afdeling als ambassadeurs aanwijzen is natuurlijk niet zo efficiënt. We wijzen daarom graag per afdeling of team een ambassadeur aan. Afhankelijk van de omvang van de organisatie. Bij de keuze van ambassadeurs is het ook belangrijk om rekening te houden met zij die het moeten doen. Voelen ze zich goed bij de rol die ze krijgen toegewezen?

Het is daarom goed om te zoeken naar gebruikers die open staan voor verandering, wellicht affiniteit hebben met techniek of al ervaring hebben met het product dat wordt uitgerold. Ambassadeurs krijgen ook de nodige vragen vanuit de gebruikers. Om ze hierop voor te bereiden geven we ambassadeurs meer informatie dan dat we verspreiden via de e-mails uit het communicatieplan. Zo kan hij informatie geven die ze nog niet eerder gehoord hebben wat zijn ambassadeursfunctie versterkt.

Kortom ambassadeurs zijn belangrijk omdat ze dichtbij de gebruikers staan en het gat tussen de projectgroep en de gebruikers kunnen dichten. Dit werkt alleen als je zorgt voor een goede spreiding van de ambassadeurs door de organisatie. Zorg voor ambassadeurs die zich goed voelen in hun rol en geef ze voldoende middelen om hun rol goed te kunnen vervullen.

Jeroen heeft nog twee blogs over de volgende onderwerpen in zijn planning staan:

• Hoe geef je een goede training;
• Waar moet je op letten bij de livegang van een project.

Ben je nu al nieuwsgierig naar ons adoptieverhaal of zoek je hulp bij een adoptietraject? Stuur dan gerust eens een e-mail naar jeroen.tuin@yellowarrow.nl of lees hoe Kattenberg Verhuizingen het heeft ervaren.