Enthousiasmeren, betrekken en begeleiden. Deze 3 pijlers komen allemaal samen in je communicatieplan. Je kunt gebruikers namelijk enthousiasmeren, betrekken en begeleiden via de communicatie die je gaat verspreiden. Dit is een essentieel onderdeel van de adoptie. Hoe wij dit doen en wat wij belangrijk vinden in een goed communicatieplan legt Jeroen je in deze blog graag uit.

Vandaag deel 3 in onze serie blogartikelen over een succesvolle adoptieaanpak. We trapten deze serie af met het artikel ‘We gaan naar de cloud! Wie gaat er mee?‘ Vorige week heeft Jeroen Tuin beschreven hoe belangrijk het is om iedereen in je organisatie mee te krijgen in deel 2 van deze serie. Vandaag volgt deel drie: Laat je horen!

Strategie

Allereerst gaan we de strategie uitwerken. We willen de communicatie geleidelijk uitsmeren over het gehele project. Je wilt gebruikers niet de ene dag bestoken met e-mails om vervolgens drie weken niets van je te laten horen. Een goede planning is daarom belangrijk. Dat doe je door eerste te bepalen wat je belangrijk vind om te delen. Een aantal onderdelen mogen daar wat ons betreft niet in ontbreken:

• Een aankondigingse-mail: Een hele logische maar vooral een hele belangrijke. Hierbij is het belangrijk om in de eerste zinnen gelijkt te benoemen wat er staat te gebeuren. Daar is de lezer namelijk op gefocust. Als we namelijk beginnen met een wollig verhaal en hierin gooien met onbegrijpelijke technische termen zijn we de gebruikers gelijk kwijt. Daarom leggen we in begrijpelijke taal, kort en bondig uit wat er staat te gebeuren. Ook benoemen we hierin wat het doel is dat we voor ogen hebben en beschrijven we al wat voordelen voor de gebruikers. Denk aan makkelijker thuis kunnen werken of een snellere werkomgeving. We benoemen ook wat we gaan doen aan begeleiding. Zo nemen we de eerste angsten al weg.

• Aftel e-mails: De kracht van de herhaling. We benoemen in de aftel e-mails altijd de datum waarop de nieuwe werkplek live gaat. Daarnaast is dit dé manier om de gebruikers enthousiast te maken. We stellen deze e-mails altijd op vanuit gebruikersperspectief. De welbekende ‘what’s in it for me’ gedachte. We leggen in deze e-mails graag uit welke obstakels we voor ze gaan oplossen met de nieuwe werkplek.

• Livegang e-mails: In deze e-mails leggen we nogmaals uit waar de gebruikers hulp kunnen krijgen en wat we gaan doen om ze klaar te stomen voor livegang van de nieuwe werkplek. Denk aan inloopsessies, trainingen en handleidingen die ze kunnen raadplegen. Allemaal onderdeel van het adoptieplan. We stellen de gebruikers daarmee gerust maar eventueel zetten we ze ook aan het werk. Denk aan laatste instructies voor de migratie enzovoorts

Deze drie type e-mails kunnen we natuurlijk makkelijk uitbreiden. Balans is het toverwoord. Zowel in de frequentie, als in de inhoud. E-mails met alleen maar instructies of vol technische termen brengen de boodschap niet over. Balans moet ervoor zorgen dat de e-mails niet ongelezen in het e-mailarchief van de lezer verdwijnen.

Meer dan e-mail

Variatie van spijs doet eten. Oftewel communiceer niet alleen maar via e-mail. We kiezen daarom graag voor verschillende manieren van communicatie. Zo voorkomen we dat de boodschap kracht verliest. Zo kiezen we naast e-mails bijvoorbeeld ook voor posters en informatiesessies. Wil je echt ‘buiten de doos’ denken? Kies dan voor een attentie in de vorm van een cupcake met boodschap, dan weet je zeker dat erover gesproken wordt.

Een andere manier om informatie te delen is het plannen bijeenkomsten waarop mensen het product kunnen uitproberen en vragen kunnen stellen. Dit geeft ons de kans om spookverhalen te de wereld uit te helpen, angsten weg te nemen en de gebruikers te betrekken.

Het informeren en blijven informeren is dus cruciaal voor je adoptieplan. Een goed adoptieplan heeft dan ook altijd een hoofdstuk genaamd: Communicatie. Bepaal eerst de inhoud van je berichten en vervolgens de tijdlijn en de frequentie. Wil je hier meer over weten of heb advies nodig? Neem dan contact met ons op!

In de komende weken vertelt Jeroen jullie nog meer over de volgende onderwerpen:

• Het belang van ambassadeurs;
• Hoe geef je een goede training;
• Waar moet je op letten bij de livegang van een project.

Ben je nu al nieuwsgierig naar ons adoptieverhaal of zoek je hulp bij een adoptietraject? Stuur dan gerust eens een e-mail naar jeroen.tuin@yellowarrow.nl of lees hoe Kattenberg Verhuizingen het heeft ervaren.